Arsip dinamis dan arsip statis

Arsip dinamis dan arsip statis
Arsip dinamis
 Terjemahan dari kata record
 Merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan
 Berasal dari bahasa Belanda: dinamische archief
 Record: rekor, cantuman warkat, arsip dinamis
 Informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut
 Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktifitas tersebut
Syarat arsip dinamis
 Lengkap
 Cukup
 Bermakna
 Komprehensif
 Tepat
 Tidak melanggar hukum
Bentuk arsip dinamis
 Kertas, microfilm atau elektronik
 Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto, dsb.
 Data dari sistem bisnis, dokumen yang diolah dengan word processor. Spreadsheet, digital, dll
 Audio dan video
 Dokumen tulisan tangan
 Arsip dinamis yang tidak terstruktur atau yang terstruktur misal formulir atau borang
Konsep arsip dinamis
 Dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain
 Memuat informasi tentang tugas, keputusan, prosedur, pelaksanaan dan aktivitas suatu instansi, badan korporasi maupun perorangan
 Harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya
 Pencipta tidak harus selalu sama dengan pemakai
 Pengelolaan arsip dinamis: record management (disiplin ilmu dan fungsi organisatoris yang mengelola arsip dinamis untuk memenuhi kebutuhan bisnis, persyaratan pertanggungjawaban dan harapan komunitas)
Pentingnya arsip dinamis:
 Badan korporasi/ perorangan perlu mengandalkan akses yang efisien terhadap informasi yang benar.
 Manajemen arsip dinamis memerlukan arsip yang tepat untuk keperluan:
1. Membantu pengambilan keputusan
2. Sarana umum
3. Sebagai bukti kebjikan dan aktivitas
4. Menunjang litigasi
Kegunaan arsip dinamis
 Merupakan memori badan korporasi
 Pengambilan keputusan manajemen
 Menunjang litigasi
 Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas
 Efisiensi badan korporasi
 Ketentuan hukum
 Rujukan historis
 Badan korporasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu: juga harus mempertahankan arsip dinamis tertentu untuk masa tertentu
 Badan korporasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakan dan disimpan
Sistem tata arsip dinamis
 Personil yang relevan (staf manajemen arsip dinamis dan pemakainya)
 Garis haluan, prosedur dan praktek tata arsip dinamis
 Dokumentasi yang mencatat garis haluan, prosedur dan praktek tersebut termasuk pedoman dan panduan prosedur
 Arsip dinamis itu sendiri
 Sistem arsip dinamis dan informasi yang mengontrol arsip dinamis
 Perangkat lunak, perangkat keras dan perlengkapan lain serta alat tulis kantor
Siklus hidup dokumen
 Penciptaan dan penerimaan (korespondensi, formulir, laporan, gambar, salinan, dll)
 Penyebaran internal dan eksternal
 Penggunaan (untuk pengambilan keputusan, dokuemntasi, respon, rujukan, persyratan hukum)
 Peyimpanan berkas, temu kembali, transfer
 Penempatan, peyimpanan, pemusnahanà arsip dinamis yang bisa menghasilkan informasi baru yang dituangkan dalam arsip dinamis
Jenis-jenis arsip dinamis
1. Menurut subyeknya/ isi:
 Arsip keuanganà arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan: laporan keuangan, Surat Perintah Pembayaran (SPM), daftar gaji, Surat Pertanggungjawaban (SPj)
 Arsip kepegawaianà arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misal: daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, absensi pegawai
 Arsip pemasaranà arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran: surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang
 Arsip pendidikanàarsip yang berkaitan dengan masalah pendidikan: SAP, daftar hadir mahasiswa, jadwal kuliah
2. Menurut sifat kepentingannya à menurut Milton Reitzfeld ada 7 nilai arsip:
 Nilai kegunaan arsip
 Nilai kegunaan hukum
 Nilai kegunaan keuangan
 Nilai kegunaan policy (kebijakan)
 Nilai kegunaan pelaksanaan kegiatan
 Nilai kegunaan sejarah
 Nilai kegunaan penelitian
 Menurut The Liang Gie: ALFREDà
1. Nilai administrasi (administrative value)
2. Nilai hukum (legal value)
3. Nilai keuangan (fiscal value)
4. Nilai penelitian (research value)
5. Nilai pendidikan (educational value)
6. Nilai dokumentasi (documentary value)

3. Dari segi keseringan penggunaan:
 Arsip dinamis aktifàdigunakan secara ajeg, digunakan sedikitnya 10 kali dalam 1 tahun, misal berkas pegawai yang masih bekerja
 Arsip dinamis inaktif: digunakan kurang dari 10 kali setahun, termasuk disini: arsip dinamis jangka panjang(memiliki nilai berkesinambungan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi) dan arsip dinamis semiaktif (digunakan 1X sebulan). Contoh: berkas pegawai yang sudah diberhentikan
 Arsip dinamis jangka panjangà merekam sejarah, kebijakan dan prosedur lembaga, dll: bisa arsip dinamis aktif bisa inaktif
 Arsip dinamis temporerà tidak memiliki nilai berkesinambungan. Disebut juga arsip dinamis transisi, misal: jawaban surat-surat yang masuk, memo untuk aktivitas jangka pendek

5. Menurut fungsinya:
1. Arsip dinamisà arsip yg masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dari segi fungsi:
1. arsip aktifà sering digunakan
2. arsip semi aktifà frekuensi penggunaan berkurang
3. arsip inaktifà jarang digunakan
2. Arsip statis
6. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya:
1. Arsip Nasional di ibukota àarsip nasional pusat
2. Arsip nasional di tingkat propinsià arsip nasional daerah
Bisa juga dari segi penyimpanan dibagi menjadi:
1. Arsip sentralà arsip dipusatkan penyimpanannya, gabungan dari berbagai unit arsip
2. Arsip unit àarsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi
7. Menurut keasliannya
1. Arsip asli
2. Arsip tembusan
3. Arsip salinan
4. Arsip berupa petikan

Kategori arsip dinamis lain
 Arsip dinamis administratif: dokumen prosedur, formulir atau borang dan korespondensi, misal: pedoman staf, pembukuan perjalanan, roster, dll
 Arsip dinamis akuntansi meliputi laporan, formulir dan korespendonsi terkait, misal: tagihan, rekening bank, laporan penagihan bank
 Arsip dinamis proyek: korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dll
 Berkas kasus meliputi arsip dinamis nasabah, asuransi, kontrak dan berkas tuntutan hukum
 Arsip dinamis vital:arsip dinamis yang penting bagi operasional badan korporasi, misal: daftar inventaris, kontrak
 Arsip dinamis copy: copy atau salinan resmi yang disimpan untuk keperluan hukum, operasional dan historis
 Arsip dinamis non copy: arsip dinamis yang tidak dinyatakan berada dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi, misal: copy dokumen yang disimpan di beberapa tempat

Arsip statis
 Dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak dugunakan dalam kegiatan sehari-hari
 Archive: arsip statis OR arsip
 Menurut UU no. 7 Th 1971 tentang Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan:
 Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya dan untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara


Ruang Lingkup
 Disebut juga: archive atau permanent record
 Arsip abadi (archive): memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya SO arsip ini mempunyai taraf nilai yang abadi
 Tidak lagi berada di setiap organisasi penghasil arsip BUT di arsip nasional

Menurut nilai kepentingannya,
 arsip vital: arsip permanent, yaitu yang mempunyai nilai histories, ilmiah atau mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat langgeng. Arsip ini harus ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya hilang.
 arsip penting
 arsip biasa
 arsip tidak penting
Golongan arsip Waktu Penyimpanan
 Arsip vital Permanen
 Arsip Penting 3 – 7 tahun
 Arsip biasa 2 – 3 tahun
 Arsip tidak penting 1 tahun
Fungsi arsip statis
1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
2. Untuk pembuktian
3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
4. Sebagai sumber penelitian, khususnya sejarah
5. Kepentingan pendidikan
6. Untuk keselamatan manusia
7. Kepentingan politik dan keamanan
8. Menelusur silsilah: misal kekancingan

Perbedaan arsip dengan lembaga penyedia informasi lainnya -Kearsipan week 2

Perbedaan arsip dengan lembaga penyedia informasi lainnya
3 disiplin ilmu:
• Ilmu Perpustakaan
• Ilmu Kearsipan (Archive Studies)
• Record management
1. Ilmu Perpustakaan
• Mengkaji informasi terekam hasil karya manusia
• Informasi berupa: buku, majalah, surat kabar, laporan, bahan elektronik
• Trend; Ilmu Perpustakaan dan informasi

2. Ilmu Kearsipan
• Mengkaji informasi terekam yag disimpan permanen karena alasan akademis, administratif, hukum dan ilmupengetahuan
• Dalam bahasa Inggris: Archive Studies
• Di Indonesia: adminstrasi arsip

3. Record management
• Mengkaji kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi yang terekam yang dibuat dan diterima oleh badan atau perorangan dalam menjalankan kegiatannya
• Bila sudah jarang digunakan akan disimpan sampai waktu tertentu (sesuai jadwal retensi)
• Dalam bahasa Indonesia: records= arsip dinamis, archive= arsip statis

Jadi....
• Record management adalah manajemen arsip dinamis
• Administrasi arsip statis disebut administrasi arsip

Perbedaan
MASALAH ILMU PERPUSTAKAAN ADMINIST ARSIP ARSIP DINAMIS
Nama lembaga Perpustakaan Depo arsip Pusat arsip dinamis
Sumber materi Ekstern Ekstern dan intern Intern
Sifat informasi Pengetahuan terekam Sejarah instansi dan lembaga Kegiatan bisnis dan administratif
Media Tercetak, micro, AV, elektronik, realia Tercetak, micro, AV, elektronik, realia Tercetak, micro, AV, elektronik, realia
Kegiatan utama Pengembangan koleksi, pengadaan, Pengolahan
Shelving
Sirkulasi,Rujukan
ILL, Preservasi
Rujukan, user education Pengembangan koleksi, pengadaan,deskripsi,arrangement, rujukan, preservasi, microreproduksi, reprografi Penilaian arsip dinamis, transfer arsip,inventarsiasi,pemberkasan/ penyimpanan, retensi, temu balik, preservasi, mikroreproduksi, reprografi
Perbedaan arsip dengan museum
Museum adalah
 lembaga permanen, nirlaba yang melayani masyarakat dan terbuka untuk umum
 Yang memperoleh, melesarikan, meneliti, mengkomunikasikan dan memamerkan untuk keperluan kajian, pendidikan dan kesenanagn, buktimaterial dari manusia dan lingkungannya
• Mediaà arsip: kebanyakan kertas; museum:artefak, objek 3 dimensi sbg bukti pekembangan manusia
• Arsip: menyimpan produk yang dihasilkan oleh lembaga sebagai suatu kegiatan organik; museum:menimpan benda sebagai suatu entity
• Teknik yang digunakanà pelestarian, akuisisi, penelitian dan komunikasi
• Userà arsip: lebih terbatas; museum terbuka untuk umum

Perbedaan arsip dengan dokumentasi
To document
• To document is to show ”something” by using some means in some modes resulting in one or more documents
• To document you need a producer, means, modes and some results
Menurut ODLIS
The process of systematically collecting, organizing, storing, retrieving, and disseminating specialized documents, especially of a scientific, technical, or legal nature, usually to facilitate research or preserve institutional memory. Also refers to a collection of documents pertaining to a specific subject, especially when used to substantiate a point of fact

Modes - traditions of documentation
Document production
• Public administration - forms
• Literature - novels
• Music - libretto
• Science - article
• Journalism - documentary
• Politics - speech
Document organisation
• Archives
• Libraries
• Museums

Perbedaan arsip dengan manuskrip
Arsip:
• Materials: record non-current dari suatu organisasi atau lembaga yang disimpan karena sifatnya yang memiliki nilai jangka panjang
• Place: bangunan atau bagian dari bangu nan dimana bahan arsip bisa ditemukan (juga disebut archive repository)
• Agency: agen yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi, menjega (melestarikan) dan menjadikan record bisa diakses
Manuskrip:
Dokumen yang ditulis tangan ataupun draft awal suatu buku atau artikel
Perbedaan dengan arsip:
• arsip dihasilkan oleh organisasi atau institusi
• Manuskrip dihasilkan oleh iindividu atau keluarga

CATEGORY ARCHIVES MANUNSCRIPT
Source Organization or Institution Individual or family
Specific terminology for holdings Records Papers
General terminology for holdings Collections Collections
Title for custodian Archivist Manuscript curator

Misi arsip (3 elemen penting)
• Untuk mengidentifikasi record dan papers yang memiliki nilai dalam jangka panjang
• Untuk menjaga (preserve)
• Untuk menyediakan arsip bagi pengguna



Cyclical model: lebih menekankan pada tujuan utama(menggunakan koleksi)
SO…
1. Identify terdiri dari:
• conduct survey: prosedur sistematis untuk menemukan item yang berpotensi mempunyai niali arsip
• appraise records: proses menentukan nilai dari suatu item kemudian disposisi record (retensi atau destruksi)
2. Antara identify dan preserve:
• Acquisition: hubungan dengan lembaga donor, kebijakan mengumpulkan record dan paper
• Accessioning: mentransfer record tau paper ke archive or manuscript repository
3. Preserve:
• Arrangement: mengorganisasi arsip dan manuskrip sesuai dengan prinsip-prinsip yang berlaku
• Preservasi: preservasi secara fisik dari kerusakan dan konservasi
• Security: pengamanan record dari bencana alam maupun manusia
4. Description: informasi tentang koleksi dan bagaimana akan disusun sehingga memudahkan pengguna (terutama researcher) dalam mengakses record àHarus jelas dan ringkas
5. Making record available:
• Access and reference: menggunakan policy dan prosedur untuk meyakinkan tidak terjadi pelanggaran hak cipta dan kerusakan fiksi
• Outreach and promotion: untuk menggugah orang akan keberadaan record arsip dan informasi yang sangat berharga dalam arsip. Biaasnya menggunakan: eksibisi, pameran, presentasi maupun website




Perbedaan arsip dengan perpustakaan
CATEGORY LIBRARIES ARCHIVE
Nature • Published
• Discrete items
• Independent significant
• Available elsewhere • Unpublished
• Groups of related items
• Significance from relationship to other items
Creator Many different individuals or organizations Parent oganization or institution
Method of creation • Separate, independent action Organic: normal course of business
Method of receipt • Selected as single item
• Decision revocable Appraised in aggregate
Decision irrecovable
Arrangement Predetermined subject classification Provenance dan original order
Level of description Individual item Aggregate (record group or series)
Descriptive media • Berdasarkan item yang diterbitkan (title page, daftar isi, index)
• Kartu katalog, OPAC • Harus disiapkan oleh arsiparis
• Guide dan invetories, sistem online
Access • Open stacks
• Items disirkulasikan • Closes stack
• Item tidak disirkulasikan