Perbedaan arsip dengan lembaga penyedia informasi lainnya
3 disiplin ilmu:
• Ilmu Perpustakaan
• Ilmu Kearsipan (Archive Studies)
• Record management
1. Ilmu Perpustakaan
• Mengkaji informasi terekam hasil karya manusia
• Informasi berupa: buku, majalah, surat kabar, laporan, bahan elektronik
• Trend; Ilmu Perpustakaan dan informasi
2. Ilmu Kearsipan
• Mengkaji informasi terekam yag disimpan permanen karena alasan akademis, administratif, hukum dan ilmupengetahuan
• Dalam bahasa Inggris: Archive Studies
• Di Indonesia: adminstrasi arsip
3. Record management
• Mengkaji kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi yang terekam yang dibuat dan diterima oleh badan atau perorangan dalam menjalankan kegiatannya
• Bila sudah jarang digunakan akan disimpan sampai waktu tertentu (sesuai jadwal retensi)
• Dalam bahasa Indonesia: records= arsip dinamis, archive= arsip statis
Jadi....
• Record management adalah manajemen arsip dinamis
• Administrasi arsip statis disebut administrasi arsip
Perbedaan
MASALAH ILMU PERPUSTAKAAN ADMINIST ARSIP ARSIP DINAMIS
Nama lembaga Perpustakaan Depo arsip Pusat arsip dinamis
Sumber materi Ekstern Ekstern dan intern Intern
Sifat informasi Pengetahuan terekam Sejarah instansi dan lembaga Kegiatan bisnis dan administratif
Media Tercetak, micro, AV, elektronik, realia Tercetak, micro, AV, elektronik, realia Tercetak, micro, AV, elektronik, realia
Kegiatan utama Pengembangan koleksi, pengadaan, Pengolahan
Shelving
Sirkulasi,Rujukan
ILL, Preservasi
Rujukan, user education Pengembangan koleksi, pengadaan,deskripsi,arrangement, rujukan, preservasi, microreproduksi, reprografi Penilaian arsip dinamis, transfer arsip,inventarsiasi,pemberkasan/ penyimpanan, retensi, temu balik, preservasi, mikroreproduksi, reprografi
Perbedaan arsip dengan museum
Museum adalah
lembaga permanen, nirlaba yang melayani masyarakat dan terbuka untuk umum
Yang memperoleh, melesarikan, meneliti, mengkomunikasikan dan memamerkan untuk keperluan kajian, pendidikan dan kesenanagn, buktimaterial dari manusia dan lingkungannya
• Mediaà arsip: kebanyakan kertas; museum:artefak, objek 3 dimensi sbg bukti pekembangan manusia
• Arsip: menyimpan produk yang dihasilkan oleh lembaga sebagai suatu kegiatan organik; museum:menimpan benda sebagai suatu entity
• Teknik yang digunakanà pelestarian, akuisisi, penelitian dan komunikasi
• Userà arsip: lebih terbatas; museum terbuka untuk umum
Perbedaan arsip dengan dokumentasi
To document
• To document is to show ”something” by using some means in some modes resulting in one or more documents
• To document you need a producer, means, modes and some results
Menurut ODLIS
The process of systematically collecting, organizing, storing, retrieving, and disseminating specialized documents, especially of a scientific, technical, or legal nature, usually to facilitate research or preserve institutional memory. Also refers to a collection of documents pertaining to a specific subject, especially when used to substantiate a point of fact
Modes - traditions of documentation
Document production
• Public administration - forms
• Literature - novels
• Music - libretto
• Science - article
• Journalism - documentary
• Politics - speech
Document organisation
• Archives
• Libraries
• Museums
Perbedaan arsip dengan manuskrip
Arsip:
• Materials: record non-current dari suatu organisasi atau lembaga yang disimpan karena sifatnya yang memiliki nilai jangka panjang
• Place: bangunan atau bagian dari bangu nan dimana bahan arsip bisa ditemukan (juga disebut archive repository)
• Agency: agen yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi, menjega (melestarikan) dan menjadikan record bisa diakses
Manuskrip:
Dokumen yang ditulis tangan ataupun draft awal suatu buku atau artikel
Perbedaan dengan arsip:
• arsip dihasilkan oleh organisasi atau institusi
• Manuskrip dihasilkan oleh iindividu atau keluarga
CATEGORY ARCHIVES MANUNSCRIPT
Source Organization or Institution Individual or family
Specific terminology for holdings Records Papers
General terminology for holdings Collections Collections
Title for custodian Archivist Manuscript curator
Misi arsip (3 elemen penting)
• Untuk mengidentifikasi record dan papers yang memiliki nilai dalam jangka panjang
• Untuk menjaga (preserve)
• Untuk menyediakan arsip bagi pengguna
Cyclical model: lebih menekankan pada tujuan utama(menggunakan koleksi)
SO…
1. Identify terdiri dari:
• conduct survey: prosedur sistematis untuk menemukan item yang berpotensi mempunyai niali arsip
• appraise records: proses menentukan nilai dari suatu item kemudian disposisi record (retensi atau destruksi)
2. Antara identify dan preserve:
• Acquisition: hubungan dengan lembaga donor, kebijakan mengumpulkan record dan paper
• Accessioning: mentransfer record tau paper ke archive or manuscript repository
3. Preserve:
• Arrangement: mengorganisasi arsip dan manuskrip sesuai dengan prinsip-prinsip yang berlaku
• Preservasi: preservasi secara fisik dari kerusakan dan konservasi
• Security: pengamanan record dari bencana alam maupun manusia
4. Description: informasi tentang koleksi dan bagaimana akan disusun sehingga memudahkan pengguna (terutama researcher) dalam mengakses record àHarus jelas dan ringkas
5. Making record available:
• Access and reference: menggunakan policy dan prosedur untuk meyakinkan tidak terjadi pelanggaran hak cipta dan kerusakan fiksi
• Outreach and promotion: untuk menggugah orang akan keberadaan record arsip dan informasi yang sangat berharga dalam arsip. Biaasnya menggunakan: eksibisi, pameran, presentasi maupun website
Perbedaan arsip dengan perpustakaan
CATEGORY LIBRARIES ARCHIVE
Nature • Published
• Discrete items
• Independent significant
• Available elsewhere • Unpublished
• Groups of related items
• Significance from relationship to other items
Creator Many different individuals or organizations Parent oganization or institution
Method of creation • Separate, independent action Organic: normal course of business
Method of receipt • Selected as single item
• Decision revocable Appraised in aggregate
Decision irrecovable
Arrangement Predetermined subject classification Provenance dan original order
Level of description Individual item Aggregate (record group or series)
Descriptive media • Berdasarkan item yang diterbitkan (title page, daftar isi, index)
• Kartu katalog, OPAC • Harus disiapkan oleh arsiparis
• Guide dan invetories, sistem online
Access • Open stacks
• Items disirkulasikan • Closes stack
• Item tidak disirkulasikan
